Czy Twoja firma również zmieniła w ostatnich miesiącach sposób pracy na zdalną i wysłała Cię do domu? A może jesteś studentem, którego zajęcia akademickie zostały przeniesione na internetowe platformy? Z powodu rozprzestrzeniania się wirusa COVID-19, który wywołał pandemię, dotykając prawie 100 krajów na całym świecie, wiele firm i instytucji prosi nas o pozostanie w domu i pracę zdalną.

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad –

Ci, którzy nigdy nie mieli okazji pracować zdalnie, mogą mieć trudności z przystosowaniem się do tej zmiany. Praca z domu wymaga dużo więcej samodyscypliny, skupienia i umiejętności mentalnego oddzielenia się od miejsca kojarzonego na co dzień z odpoczynkiem i czasem wolnym.

Ten artykuł powinien pomóc ci dostosować się do tej zmiany. Mamy nadzieję, że dzięki poniższym wskazówkom Twoja praca zdalna będzie co najmniej tak efektywna, jak w biurze. Z całym zespołem WEBSENSA testujemy ten tryb od kilku miesięcy i, dzięki wprowadzeniu paru drobnych zmian, jesteśmy całkiem zadowoleni z efektów:)

1. Stwórz sobie stanowisko pracy

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 1. Stwórz sobie stanowisko pracy

Jeśli pozwala na to Twoja przestrzeń w mieszkaniu, zorganizuj stanowisko, z którego będziesz korzystać tylko w czasie pracy. Uwzględnij, czy nie będzie Ci tam przeszkadzać rodzina lub współlokatorzy. Jeśli masz w domu oddzielny gabinet lub pokój, który się do tego nada, masz ułatwione zadanie.

Jednak większość z nas zapewne będzie musiała zastanowić się chwilę nad wykreowaniem odpowiedniego miejsca. Idealnie, aby było ono z dala od hałasów i innych rozpraszaczy. Odpowiednie stanowisko pracy będzie służyć nie tylko skupieniu, ale też stworzeniu dodatkowej bariery mentalnej między czasem wolnym a czasem pracy.

2. Sprawdź połączenie Wi-fi i narzędzia potrzebne do pracy

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 2. Sprawdź połączenie Wi-fi i narzędzia potrzebne do pracy

Jeśli pracujesz na komputerze, sprawdź, czy ma on połączenie z Internetem. Być może przyda Ci się dodatkowy przedłużacz, aby podłączyć sprzęt do ładowania? Pozostanie w domu nie oznacza też, że ​​przestaniesz komunikować się ze swoim zespołem. Tym bardziej może zajść potrzeba częstszej komunikacji np. w postaci wideokonferencji lub połączeń głosowych.

Aby współpraca Twojego zespołu nie ucierpiała, każdy z Was powinien przygotować potrzebne narzędzia. Aspekty, które warto wziąć pod uwagę, to działający mikrofon i dobra kamera w Twoim laptopie lub słuchawkach. Wraz z szybkim wi-fi będą one niezbędne przy organizacji wideokonferencji, których w tej sytuacji będzie pewnie więcej.

3. Używaj internetowych narzędzi do komunikacji

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 3. Używaj internetowych narzędzi do komunikacji

Jeśli pracujesz w zespole, przede wszystkim musisz zadbać o stały kontakt ze swoimi współpracownikami. Na co dzień w biurze korzystacie pewnie z różnych platform komunikacyjnych, który ułatwiają kontakt między różnymi pomieszczeniami. Być może jednak trzeba będzie pomyśleć o dodatkowych rozwiązaniach, z których dotychczas nie korzystaliście.

Narzędziami, które sprawdziły się w naszym czterdziestoparo-osobowym zespole były Discord do szybkich połączeń głosowych oraz Hangouts Meets do wideokonferencji. Poza tym tradycyjnie, choć może nieco częściej, korzystamy z wiadomości mailowych i systemu Mattermost do bieżącej komunikacji tekstowej.

4. Nie prześpij tego czasu

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 4. Nie prześpij tego czasu

Praca w domu może kojarzyć się z czasem wolnym i zachęcać cię do późniejszego wstawania. Oczywiście, dzięki pracy zdalnej możesz oszczędzić czas, który poświęciłbyś na podróż do biura.

Jeśli więc chcesz dłużej pospać, dodaj do godzin snu tylko tyle czasu, ile spędziłbyś w tramwaju czy autobusie do biura. W przeciwnym razie cały Twój dzień się zdezorganizuje i odniesiesz wrażenie, że pracowałeś więcej niż zwykle.

5. Nie spędzaj całego dnia w piżamie

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 5. Nie spędzaj całego dnia w piżamie

Przebranie się rano w coś innego niż piżama czy dres może Cię zmobilizować i wprawić w nastrój pracy. Oczywiście nie musisz zakładać garnituru, jeśli zwykle tak się ubierasz do pracy;)

Możesz jednak wypróbować styl smart casual lub przynajmniej założyć dżinsy i koszulkę zamiast chodzić przez cały dzień w dresach. 

6. Jedz regularne posiłki

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 6. Jedz regularne posiłki

Spędzając czas w domu mamy o wiele łatwiejszy dostęp do lodówki i wszystkich przekąsek pochowanych po szafkach. Szczególnie w sytuacji, gdy większość z nas zrobiła większe zakupy, żeby mieć zapasy. Może nas kusić, aby częściej sięgać po przekąski między posiłkami.

W tej sytuacji warto zdecydować się na regularne pory posiłków, aby utrzymać zwykłą rutynę pracy. Być może najlepiej będzie, jeśli będziesz jadł o tych samych porach i poświęcisz na posiłki tyle samo czasu, co w biurze.

7. Wyznacz granicę między czasem pracy a czasem wolnym

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 7. Wyznacz granicę między czasem pracy a czasem wolnym

Większość wyżej wymienionych wskazówek ma na celu wyznaczenie granicy między czasem wolnym a tym poświęconym na pracę. Wyznaczenie określonych godzin pracy, regularnych pór posiłków oraz stanowiska pracy – wszystko to ma na celu mobilizację do pracy.

Ważne jest również, aby inni domownicy wiedzieli, że w określonych godzinach jesteś W PRACY i nie należy ci przeszkadzać. Gdy ktoś zadzwoni do Ciebie z powodów innych niż służbowe, być może warto powiedzieć mu, że oddzwonisz po pracy. Krótko mówiąc, podczas pracy w domu stosuj te same zasady, które obowiązywały w biurze.

8. Zaplanuj swój dzień – skorzystaj z narzędzi do planowania

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 8. Zaplanuj swój dzień – skorzystaj z narzędzi do planowania

Podczas pracy zdalnej prawdopodobnie będziesz musiał bardziej samodzielnie wyznaczać sobie zadania i planować pracę. Jeśli czujesz, że ta sytuacja nie sprzyja planowaniu i samodyscyplinie, wypróbuj któryś z wielu istniejących programów do planowania pracy i monitorowania jej czasu. Mają one różne funkcje – od przetwarzania języka naturalnego, poprzez integrację z kalendarzem, po możliwość ustawienia na ekranie„trybu skupienia”.

Oto najlepsze, bezpłatne aplikacje do planowania czy monitorowania czasu pracy: Microsoft To-Do, Todoist, Google Tasks, Monday.com, Trello, Asana, Clockify czy TimesheetKiller. Zawsze możesz także skorzystać z bardziej tradycyjnych metod i użyć notatnika i długopisu, aby stworzyć harmonogram swojego dnia.

9. Wyznacz sobie cele

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 9. Wyznacz sobie cele

Nieodłącznym elementem stworzenia harmonogramu pracy jest wyznaczenie sobie celów. Możesz to zrobić w perspektywie jednego dnia i całego tygodnia. Spróbuj określić, ile czasu na ich zrealizowanie potrzebujesz i jaka kolejność będzie najlepsza.

Ponownie, jeśli czujesz, że może zabraknąć Ci samodyscypliny w realizacji wyznaczonych zadań, wypisz je sobie w którymś z wyżej wymienionych menedżerów zadań. Możesz też zakomunikować je któremuś ze swoich współpracowników z zespołu. Jeśli to możliwe, decyduj o codziennych zadaniach ze swoim przełożonym na początku dnia lub tygodnia.

10. Uwzględnij aktywność fizyczną w swoim planie

Praca zdalna – jak pozostać efektywnym? Sprawdź te 10 rad – 10. Uwzględnij aktywność fizyczną w swoim planie

Aktywność fizyczna jest doskonałym sposobem rozruszanie się przed pracą lub odreagowanie po. Praca w domu oznacza, że nie będziesz miał codziennej dawki ruchu podczas podróży do i z biura. Aby uniknąć stagnacji, uwzględnij regularne ćwiczenia w swoim harmonogramie.

Możesz pójść na spacer na świeżym powietrzu lub poćwiczyć w domu. Istnieje wiele aplikacji i planów treningowych dostępnych online. Może warto rozważyć kupno jakichś sprzętów do ćwiczeń w domu? Aktywność fizyczna nie tylko utrzyma Cię w lepszym nastroju i kondycji fizycznej, ale także zwiększy Twoją kreatywność i zaangażowanie w pracę.

Podsumowując

Dostosowanie się do zmian jest zawsze dużym wyzwaniem. Czasem jednak, tak jak w obecnej sytuacji, nie mamy dużego wyboru. Warto więc przemyśleć i wprowadzić kilka zmian, które mogą znacząco poprawić jakość pracy zdalnej. Wymienione przez nas wskazówki obejmują działania, których zaplanowanie nie powinno zająć Ci dużo czasu.

Na własnym przykładzie sprawdziliśmy, że ich wprowadzenie było całkiem łatwe, a jednocześnie pomogło utrzymać skuteczność i zaangażowanie całego zespołu WEBSENSA. Co więcej, zauważamy potencjał w tej nieplanowanej wcześniej sytuacji. “W ogniu walki” pomogła nam ona wypracować schemat pracy zdalnej, który możemy wykorzystać w przyszłości:)

[ Treść zaktualizowana: 11.12.2020 ]