AGILE a inne metody zwinnego zarządzania projektami IT

Jako zbiór zasad Agile jest wielkim ojcem metod zwinnych. Jest to termin ogólny stosowany do oznaczeń innych metod implementacji Agile, w tym Scrum, Kanban, Scrumban, Lean, eXtreme Programming (XP). To tylko najczęstsze metodologie w świecie agencji PM. Jedne koncentrują się na szybkości i wydajności, drugie na poprawie komunikacji i pracy zespołowej, niektóre na regułach i procesach, jeszcze inne zaś mieszają te elementy. Najlepsza metodologia to taka, która jest najbardziej odpowiednia dla projektu, zespołu i klienta.

SCRUM 

Scrum wydaje się najbardziej metodycznym sposobem zarządzania zwinnego. Praca nad projektami polega na:

• niewielkim, wielofunkcyjnym zespole (do 9 osób), któremu określa się stałe role i obowiązki; szeregu spotkań zespołu zarządzającego mających na celu szybki postęp w rozwoju wdrażania produktu zgodnie z życzeniem klienta; 
• pracy podzielonej na tzw. sprinty – cykle rozwojowe trwające 1–4 tygodni (zwykle 2); 
• odbywaniu codziennych „scrumów” między sprintami, podczas których zespół informuje o postępach i przeszkodach; 
• weryfikowanie pracy na spotkaniu przeglądu danego sprintu, pod koniec każdego cyklu, by wspólnie z klientem ustalić, czy spełnia ona definicję ukończenia (DoD). 

Taka organizacja umożliwia zespołowi iteracyjne, przyrostowe i regularne dostarczanie oprogramowania.

Scrum został sformalizowany już w 1995 roku przez Kena Schwabera, który zainspirował się artykułem The new product development game opublikowanym dziewięć lat wcześniej w „Harvard Business Review”. Pierwotnie zaprojektowano go do tworzenia oprogramowania.

Scrum wydaje się najbardziej metodycznym sposobem zarządzania zwinnego

Wydaje się, że najważniejszym elementem pracy w oparciu o metodologię Scruma jest proces wdrażania. Dla agencji – wykonawcy projektu oznacza to, że wizję klienta musi dogłębnie poznać cały zespół projektowy; i od poziomu pracy indywidualnej całość musi wrócić do wizji. Jest to trudniejsze niż mogłoby się wydawać. Dzielenie się wizją staje się w rzeczywistości ćwiczeniem jej formowania. Ustawienie pracy w sprintach, zgodnie z zasadami Scruma, mocno ograniczają ją czasowo. Większość projektów napotyka trudności, ale budowanie hipotez i powtarzanie eksperymentów jest integralną częścią Scruma. Aby osiągnąć cel, wizję należy wdrażać krótkimi krokami i szybko powtarzać, z silnym naciskiem na przegląd pracy.

KANBAN

Pod wieloma względami przypomina Scruma, ale jest procesem lżejszym i bardziej ewolucyjnym, ponieważ jest mniej nakazowy. Kieruje się jednak metodologią zarządzania projektami skoncentrowaną na zasadach Lean.

Nazwę tego modelu zarządzania zaczerpnięto z języka japońskiego. Kanban znaczy dosłownie: szyld, tablica informacyjna, w przenośni zaś: być twarzą czegoś, czymś, co przyciąga uwagę.

Kanban zakłada: 

• poprawę szybkości w toku prac poprzez systematyczne zmiany usprawniające przepustowość i ciągłe jego doskonalenie;
• zwiększanie widoczności poprzez wizualizację przepływu pracy – wizualny obraz tego, co nastąpi, ułatwia zmianę priorytetów, odkrywanie problemów z procesem, zapobiega blokowaniu zadań;
• ograniczanie złej wielozadaniowości, ale bez przypisanych ról; 
• zwiększenie koncentracji zespołu na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie;
• ciągłą ocenę możliwości ulepszeń;
• pomiar czasu realizacji – ile zajmuje otrzymanie informacji, optymalizuje średni czas do ukończenia zadań.

Kanban może się sprawdzić w środowiskach operacyjnych lub serwisowych, w których priorytety mogą się często zmieniać, ponieważ lepiej dostosowuje się do zmian niż inne metody. 

LEAN

W dynamicznie zmieniającym się świecie, zarówno społecznym, jak i cyfrowym, wszyscy nieustannie dążą do dopasowania rynku produktowego (dostarczania klientom prawdziwej wartości). Jak już ustalono, nie ma jednej sztywnej metodologii, która rozwiązałaby każdy problem wobec wszystkich niepewności. Lean mówi: buduj, mierz i ucz się akceptować niepewność. Skoro nie można wszystkiego przewidzieć, należy przestrzegać pewnych wspólnych zasad zwinnych, co można streścić jako ducha Lean&Agile.

Realizacja każdego projektu w tym duchu odbywa się w następujących krokach:

• identyfikacja wartości (hipotez);
• ciągłe ich optymalizowanie; 
• testowanie, czy projekt zbliża się do tego, czego chce klient.

Warto dodać, że zrozumienie klienta nie jest w Lean zadaniem jedynie dla marketingu, sprzedaży czy kierownictwa, ale całego zespołu projektowego. Każdy indywidualnie eksperymentuje i uczy się na równi z klientem (nawet jeśli nie ma z nim bezpośredniego kontaktu). Eksperyment zakłada błędy, dlatego w Lean nikt nie ponosi winy. Jeśli wystąpi awaria, raczej bada się system, który spowodował awarię i naprawia się ją.

Lean to metoda skoncentrowana na kwestii wydajności i eliminacji marnotrawstwa. Takie podejście sugeruje, że można zrobić więcej za mniej, zajmując się trzema dysfunkcjami, które powodują marnotrawstwo: Muda, Mura i Muri, znany również jako 3Ms. 

SCRUMBAN

Scrumban to stosunkowo nowa hybrydowa metoda zarządzania projektami, która łączy mieszane podejście Kanban i Scrum: elastyczność pierwszego i strukturę drugiego, zachowując element przeglądu i retrospektywy. Jednak zakłada, że zamiast pracować w potencjalnie restrykcyjnych i ograniczających sprintach (tylko potencjalnie oszczędzających czas), można planować na żądanie, jak w Kanbanie. Oznacza to, że zespół programistów koncentruje się na zadaniu według potrzeb, a nie martwi terminem przeglądu sprintu i tym, co zespół zobowiązał się zapewnić.

Reasumując, Scrumban:

• bierze od Scruma nieco elastyczności, usuwając sprinty i umożliwiając adaptacyjne podejście do planowania; 
• podpiera się bardzo potrzebną strukturą Kanbana, wraz ze spotkaniami, które pomagają we współpracy i optymalizacji procesu;
• zakłada, że proces musi obejmować wsparcie i prace konserwacyjne w procesie;
• sprawdza się tam, gdzie jest niejasna wizja czy ewoluują wymagania.

eXtreme Programming (XP)

To metodologia zarządzania projektami (znana też po prostu jako XP), która uznaje zmianę jako rzecz nieuniknioną, wręcz naturalną w procesie tworzenia. Od Scruma różni je dokładne planowanie, definiowanie reguł i procesów nakazowych. Niektóre z nich są bardzo podobne, ale zasady dotyczące praktyk technicznych, kodowania i programowania opartego na testach (Test-Driven Development, TDD), czynią go specyficznym dla projektów programistycznych. Zasady te obejmują planowanie iteracyjno-przyrostowe, zbieranie wymagań, planowanie poszczególnych iteracji i integrację między nimi. W kwestii wartości stawia na przekazanie doskonałego produktu. Koncentruje się na: 

• współpracy z klientem;
• odwadze reagowania na zmieniające się wymagania;
• natychmiastowej informacji zwrotnej; 
• prostocie komunikacji;
• otwartości na uwzględnianie zmian.

Metoda XP znalazła odzwierciedlenie w Strategic Knowledge Integration (sieci integracji wiedzy strategicznej o nazwie SKIWeb), w amerykańskim Strategic Command. Dzięki niemu można zrozumieć, jak programowania eXtreme przekłada się na rzeczywiste życie. 

Badanie wykazało, że większość zaangażowanych osób zajmowała się komunikacją. Wielu z nich podkreślało znaczenie częstego, kompletnego i dokładnego kontaktu w zespole programistów XP. Ze względu na szybko zmieniający się charakter projektu, ważne było, aby: udzielano szybkich odpowiedzi, wszyscy brali udział w spotkaniach, podejmowano decyzje i informowano wszystkich na bieżąco o projekcie.

Podsumowanie

Metodologie zarządzania projektami są tylko narzędziami, które pomagają realizować projekty. Nie ma jednej uniwersalnej metody, która działałaby we wszystkich branżach i typach działalności. Ostateczne nieważne są szczegóły, ale szerszy obraz. Ważne, by dobrze spełniała cele i wartości organizacyjne, ograniczenia, z którymi musi się zmierzyć zespół projektowy, potrzeby interesariuszy, związane z nimi ryzyko, a także wielkość projektu jego złożoność i koszt.

Metody opisane w tym artykule są przykładami ZWINNYCH metod zarządzania. Jednak w niektórych organizacjach lub projektach bardziej odpowiednie będą metody tradycyjne. Jeśli chcesz o nich przeczytać, zajrzyj do tego artykułu opisującego kaskadowe metody zarządzania projektami IT.