Metody zarządzania projektami IT – tradycyjne, czyli kaskadowe

Obecnie na świecie funkcjonuje wiele modeli zarządzania projektami oraz różne metody ich realizacji. Przyglądając się rodzajom metodologii zarządzania, w tym na polu IT, widać, że jedne są tylko zbiorem zasad, inne wyznaczają ramy oparte na tematach czy procesach. Niektóre obszernie definiują standardy do procesów, inne opisują sam proces. Jak trafnie zidentyfikować metodologię i wybrać optymalną wobec projektu?

Dobrze, jeśli menedżerowie projektów znają wszystkie dostępne metody. Mają wtedy wyobrażenie, która najlepiej sprawdzi się przy realizacji danego projektu. Być może okaże się, że można łączyć różne praktyki.

Znajomość metodyk może przynieść owoce w postaci optymalizowania zysków, ale także neutralizację ryzyka i potencjalnej porażki. Pomoże pozostać w zgodzie ze standardami i celami firmy, jej potencjałem ludzkim i zasobami.

Przy wyborze metodologii ważne są:

• Trudność, czyli prostota lub złożoność projektu – odnosi się zarówno do samego projektu, jak i potrzeb klienta, dostępnych zasobów, czasu, narzędzi i ludzi.
• Charakter danego środowiska pracy – jeśli jest dynamiczne z apetytem na ewolucję i zmiany, to sprawdzi się metodologia zwinna; jeśli zaś praca przebiega wg ścisłych wymogów, harmonogramu i budżetu, lepiej zastosować podejście kaskadowe. Warto przy tym zadać sobie pytanie, czy organizacja ma być sztywna czy elastyczna.
• Wartość firmy a relacje z klientami – metoda powinna współgrać z celami strategicznych firmy, dbać o największą korzyść przy minimalnej stracie.
• Wartość organizacyjna i potencjał zespołu – dobre relacje w zespole projektowym i jego motywacja mogą nadać kształt prawdziwie zrównoważonej metodologii.

Tradycja czy nowoczesność?

Zgodnie z obecnymi trendami, metodyki w dużym uproszczeniu dzielą się na tradycyjne (kaskadowe) i nowoczesne (zwinne). Wiele projektów związanych z tworzeniem oprogramowania ceni podejście elastyczne, czyli takie, które można dopasowywać do zmieniających się okoliczności, nie mają ścisłych założeń, czasu i budżetu To metody zwinne.

Metodologie dzielimy na tradycyjne (kaskadowe) i nowoczesne (zwinne)

Natomiast tradycyjne zarządzanie projektem sprawdzi się w warunkach dużej przewidywalności, stabilności firmy, a także świadomości klienta co do własnych oczekiwań. I choć obecnie szala zainteresowania przechyla się na korzyść tych pierwszych, należy znać obie. Na wstępie omówione zostaną metody tradycyjne. Takimi są Waterfall, Prince2 czy PMBOK.

Metoda kaskadowa – co to jest?

Model kaskadowy (ang. waterfall model) to jedna z tradycyjnych metodologii opisujących proces tworzenia oprogramowania. Nazwy tej po raz pierwszy użył Winston Royce w swoim artykule pt. „Managing the Development of Large Software Systems” z 1970 r. Metoda kaskadowa polega na podziale procesu rozwoju oprogramowania na kilka konkretnych faz, z których jedna następuje dopiero po skończeniu poprzedniej.

WATERFALL

Klasyczna metodologia wodospadu (kaskadowa) bazuje na dokładnym planie i rygorystycznej realizacji jego etapów. Faworyzuje te czynniki, które umożliwiają już na początku określenie zasad projektu. Skupia się na utrzymaniu go w stanie zorganizowanym i kontrolowanym przez cały cykl jego trwania, w efekcie dostarczenie projektu w jednym cyklu. Jego realizacja przebiega według ścisłej kolejności, zgodnie z wymaganiami i ograniczeniami.

Klasyczny projekt dzieli się na kilka etapów i zakłada m.in. analizę wymagań, projektowanie, implementację, testowanie i utrzymanie.

W modelu tym każda faza musi zostać ukończona, zanim rozpocznie się kolejna. Nie przewiduje nakładania się faz – zwykle wynik jednej działa sekwencyjnie jako wkład do następnej. Sprawdza się najlepiej w przypadku projektów, w których można jasno określić jego ostateczny wynik lub kształt. I o ile wymagania są jasno ustalone, dobrze udokumentowane, a technologia zrozumiała i dojrzała, projekt może zakończyć się sukcesem.

Doskonale nadaje się do dużych projektów, które mają ścisłe budżety i ograniczony czas. Przez mniejsze agencje taki cykl prac może być postrzegany jako pasywny, a w efekcie długi. Ma zatem swoje wady i zalety.

Zalety:

• nacisk na precyzyjne ustalenie celów;
• kontrola i przewidywalne kroki projektowe;
• jasna, dostępna i aktualną dokumentacja;
• na ogół krótki i zamknięty cykl;
• nie przynosi wykonawcom żadnej dodatkowej straty (jak i korzyści);
• daje przewidywalny wynik końcowy dla budżetu, harmonogramu i zakresu;
• eliminuje marnowanie wysiłku, czasu i kosztów.

Wady:

• nie pozostawia miejsca na pośrednią weryfikację, dostosowanie w razie niespodziewanych okoliczności;
• po przejściu do testowania bardzo trudno jest wrócić i zmienić coś, co nie zostało dobrze zaprojektowane na etapie planowania.
• ewentualne absolutnie konieczne zmiany wymagają specjalnych wniosków o zmianę;
• nie ma nic do pokazania klientowi w trakcie pracy – klient pierwszy raz styka się z systemem, który zamówił w dniu określonym jako termin realizacji.

Z innych metodyk stosowanych przez firmy i instytucje do dużych projektów należy wymienić PRINCE2, która nadaje się do projektów wielu innych branż, a nie tylko IT, oraz PMBOK, będącą zbiorem dobrych praktyk zarządzania w projektach IT.

PMBOK/PMI

PMBOK, czyli Project Management Body of Knowledge, firmy PMI, z uwagi na dokładny plan i cykl uważa się za tradycyjną metodę zarządzania projektami. Odnosi się bowiem do etapów kaskadowych: inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania. Etapy zachowują stałą kolejność; każdy musi zostać sfinalizowany, zanim przystąpi się do kolejnego.

W rzeczywistości nie można uruchomić gotowego projektu PMBOK bez wykorzystania jego standardów, uniwersalnego języka i najlepszych praktyki wokół projektu. Z tego powodu nie jest nawet uważana za metodologię. W istocie tworzy bowiem ramy dla standardów, procesów, najlepszych praktyk, terminologii i wytycznych, za sprawą których można monitorować i ocenić sposób prowadzenia projektu lub zastosowaną metodologię.

Praktyki PMBOK są przydatne jako podstawa, i aby wdrożyć je jako metodologię, należy zdefiniować, kiedy, przez kogo i w jakim zakresie zostaną zastosowane. Warto też uwzględnić strukturę organizacji, sposób jej zarządzania i przepływ pracy, czyli dostosować ogólne podstawy PMBOK do konkretnych okoliczności.

Porównując PMBOK z PRINCE2, można rozważyć je jako narzędzie komplementarne względem siebie.

PRINCE2

Podobnie jak Waterfall, PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) to kaskadowa metodologia zarządzania. Polega na kontrolowanym zarządzaniu projektami, które nic nie pozostawia przypadkowi. Jako dokładna metodologia PRINCE2 stanowi dobre narzędzie do prowadzenia dużych, przewidywalnych projektów.

Jest zorientowana na proces, dzieli projekty na etapy, każdy z własnym planem. Kładzie nacisk na opracowanie dobrego uzasadnienia biznesowego, jasnych ról i obowiązków. Określa też pomocne zarządzanie zmianami i ryzykiem. Dokumentacja projektu zawiera zwykle uzasadnienie wyraźnej potrzeby projektu, charakterystykę klienta docelowego, opis realnych korzyści oraz precyzyjną ocenę kosztów. Metodologia PRINCE2 definiuje dokładne etapy cyklu życia projektu:

• uruchamianie – złożenie wniosku o projekt i przedstawienie szczegółów;
• inicjowanie – ocena projektu i uzasadnienie biznesowe;
• strategiczne zarządzanie – określenie zakresu, budżetu i harmonogramu projektu;
• sterowanie etapem – kierownik projektu nadzoruje i koryguje przebieg działania;
• zarządzanie wytwarzaniem produktu – ocena projektu na podstawie wyników;
• zarządzanie zakresem etapu – ocena projektu wg zdefiniowanego harmonogramu;
• zamykanie – dostarczanie projektu i składanie raportów końcowych.

Prowadzony w pełni zgodnie z zaleceniami PRINCE2 wymaga tworzenia i prowadzenia dużej ilości dokumentacji projektowej, regularnych spotkań na różnych szczeblach organizacji i ciągłej obsługi zdefiniowanych procesów. Jednocześnie dobrze wyjaśnia klientowi, co zostanie dostarczone i koncentruje się na rentowności projektu. Przejrzyście określa role i obowiązki. Podobnie jak PMBOK formułuje jasne słownictwo, które można zastosować do innych metodologii. Choć zasady i tematy są świetnie skonstruowane, to proces może się okazać pracochłonny i uciążliwy dla małych projektów.

W omówionych powyżej tradycyjnych rozwiązaniach zarządzanie projektami oparte jest na racjonalnej, przewidywalnej i zaplanowanej strukturze. jeśli interesuję Cię metody nowoczesne, zwane zwinnymi, poczynając od ojca ich wszystkich – Agile, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem: Agile i metody zwinne.