Etykieta spotkań online – 11 zasad wirtualnych spotkań

Wirtualne spotkania uratowały nas podczas pandemii, pozwalając firmom kontynuować działalność. Jednak okazało się również, że mają pewne wady. Jak sobie z nimi radzić? Zdefiniowanie etykiety spotkań online może pomóc zminimalizować te słabości. A przestrzeganie ustalonych zasad przez wszystkich uczestników zaprocentuje bardziej efektywną współpracą w miejscach pracy.

Przejście na pracę zdalną podczas pandemii siłą rzeczy zwiększyło liczbę wirtualnych spotkań. Raport naukowców z Harvard Business School z 2020 roku pokazuje, że co prawda od początku pandemii średnia długość spotkań spadła o 20%, ale wzrosła liczba spotkań na osobę (o 13%) oraz liczba uczestników na spotkanie (o 14%).

Atlassian ujawnił, że w 2020 roku pracownicy spędzili na Zoom o 400% więcej czasu niż w 2019 roku. A Microsoft zaraportował, że czas spotkań organizowanych na Microsoft Teams w 2021 wzrósł o 148% w porównaniu z 2020 rokiem.

Formy spotkań firmowych: 

• na żywo – wszyscy uczestnicy są fizycznie obecni w jednym miejscu;
• wirtualne – wszyscy uczestniczą w wydarzeniu całkowicie wirtualnie;
• hybrydowe – niektóre osoby uczestniczą osobiście, inne zaś online.

W niniejszym artykule zajmiemy się spotkaniami wirtualnymi, które charakteryzują się łatwością organizacji, niskim kosztem i szerokim zasięgiem. Pokrótce opowiemy też o zasadach spotkań hybrydowych.

Możliwości spotkań online:

• niezależność od lokalizacji;
• liczba uczestników nieograniczona wielkością pomieszczenia;
• współdzielenie ekranu i/lub wspólną pracę nad plikiem;
• nagrywanie i transkrypcja spotkania;
• tworzenie podgrup na potrzeby mniejszych dyskusji;
• możliwość szybkiego połączenia się w nagłej sytuacji;
• dodawanie cyfrowych technologii dla wzbogacenia spotkania.

Wady i zalety spotkań online

Zalety:

• szybkie i łatwe planowanie 
• szeroki zasięg i wpływ 
• łatwe uczestnictwo
• mnogość technologicznych usprawnień

Wady:

• mniej osobiste połączenie 
• możliwe rozproszenia 
• nie jest idealne na dłuższe wydarzenia 
• technologia nie zawsze współpracuje 

Steven Rogelberg, profesor w UNC Charlotte, mówi: „Właściwe prowadzenie spotkań może przynieść wiele pozytywnych i energetyzujących wyników, w tym lepsze podejmowanie decyzji i większą innowacyjność, spójność, zwinność i odporność – [czyli] kluczowe wyniki, gdy zespoły i organizacje zmagają się z wyzwaniami związanymi z pracą [w] pandemii”.

11 zasad spotkań online

Choć wirtualne spotkania nie wydają się tak profesjonalne, jak te na żywo, to w obecnych okolicznościach pracy zdalnej powinny taką formę przybrać. Zasługują więc na podobną etykietę. Aby ją zagwarantować, organizator musi przygotować się na nie z wyprzedzeniem.

Oto kilka rad, dzięki którym zarówno prowadzący, jak i współuczestnicy spotkania mogą z niego jak najwięcej skorzystać:

1. Przygotuj agendę

Przed zaplanowaniem spotkania stwórz jego plan i prześlij go do zaproszonych osób. Większość planów składa się z następujących elementów:

• nagłówek porządku obrad identyfikujący zaproszonych, data, godzina i lokalizacja;
• kluczowy cel – definiujący, czemu dane spotkanie ma służyć i co chcesz osiągnąć;
• dane wejściowe, takie jak określenie roli poszczególnych uczestników na spotkaniu;
• plan spotkania lub treść agendy, która porządkuje, co należy omówić;
• ilość czasu przydzielony na każdy punkt;
• kontynuacja, na przykład poprzez wysłanie protokołów do uczestników.

2. Wybierz neutralne tło

Niezależnie od tego, czy jesteś w domu czy w oficjalnym biurze, upewnij się, że twoje tło jest profesjonalne. Wskazany jest porządek i minimalizm tak, by nic nie rozpraszało uczestników spotkania.  

• użyj neutralnego koloru tła, np. szarej ściany lub zasłony;
• możesz też skorzystać z wirtualnego tła, które jest dostępne w większości narzędzi do spotkań;
• sprawdź jak się prezentujesz – usiądź przed komputerem i zweryfikuj w obrazie z kamery, co zobaczą inni, gdy się połączysz.

3. Ubierz się odpowiednio

Jeśli prowadzisz tylko rozmowę głosową nie ma problemu, że będziesz w bardziej swobodnym ubraniu. Jednak w przypadku połączeń wideo przygotuj się tak, jak na spotkanie osobiste. Bądź po porannej toalecie, uczesany i schludny.

W ubiorze unikaj wzorów czy pasków, choć wskazane są żywsze kolory. Co do biżuterii, lepiej, aby była prosta – bez kolczyków kołyszących się przed ekranem czy robiących hałas. Sprawdź swój wygląd po raz ostatni przed zalogowaniem się. 

4. Rozpocznij z włączonym wideo

Prowadzenie rozmowy, gdy ma się przed sobą kilka pustych ekranów jest dość bezosobowe i pozbawione kontaktu niewerbalnego. Wideo to skuteczny sposób na utrzymanie kontaktu między ludźmi podczas wirtualnego spotkania.

Uczestnicząc w spotkaniu, warto co jakiś czas zerkać w stronę kamery, aby inni czuli, że jesteś skupiony/a. Jeśli masz problem z łącznością lub przepustowością, poinformuj wszystkich, że po przywitaniu się wyłączysz wideo. Oprzyj się patrzeniu na swój obraz wyświetlający się w rogu ekranu.

5. Dobrze zacznij rozmowę

Zanim przejdziesz do tematu spotkania:

• przedstaw się i pozwól, by pozostali zrobili to samo, niezależnie od tego, czy uczestnicy się znają, czy nie; 
• możesz także sam przedstawić zaproszonych i dodać, dlaczego zostali zebrani – to sposób na poinformowanie uczestników, kto jest po każdej stronie, a także, jakie są ich role i obowiązki;
• przypomnij krótko wszystkim, jaki jest cel spotkania; 
• mów powoli, wyraźnie i zwięźle, i poproś innych, by wyrażali się tak samo; 
• jeśli do rozmowy potrzebujesz notatek, zapisz je wcześniej na komputerze i wyświetl na podzielonym ekranie, dodatkowym ekranie lub osobnym monitorze; możesz też zanotować coś na kartce i przykleić taśmą blisko ekranu.

6. Zaangażuj wszystkich

Jeśli kiedykolwiek prowadził_ś spotkanie, wiesz, jak trudno jest utrzymać koncentrację wśród uczestników. Najprostszym sposobem na ich zaangażowanie jest przydzielenie każdemu zadań i zachęcenie do zadawania pytań. Spotkanie można uczynić bardziej interaktywnym poprzez:

• korzystanie z funkcji prezentacji swojego ekranu, aby wzbogacić wypowiedź o kontekst wizualny;
• korzystanie z ankiet w czasie rzeczywistym;
• grywalizację, tj. wykorzystanie elementów gier i technik ich projektowania mające na celu motywowanie do działania;
• poproszenie uczestników o rozwiązanie problemu w grupach;
• poproszenie uczestników o wyrażenie opinii o omawianej sprawie, jeśli sami tego nie robią.

7. Zapobiegaj rozproszeniom

W celu wyeliminowania elementów, które mogą rozpraszać Ciebie lub innych uczestników:

• w miarę możliwości ulokuj się w osobnym pomieszczeniu niedostępnym dla innych osób i wolnym od hałasu;
• robić notatki z jak najmniejszymi zakłóceniami wizualnymi;
• wyłączyć wszelkie powiadomienia z telefonu lub komputera; 
• zamknąć karty w przeglądarce czy programy, które nie są niezbędne do spotkania;
• ustalić, czy czat ma być włączony, czy nie. 

Wysyłanie wiadomości na czacie podczas spotkania online można uznać za rozpraszające. Jednak z drugiej strony jest to dobry sposób na dzielenie się przemyśleniami lub materiałami bez przerywania osobie mówiącej. To, co nie należy do dobrej etykiety, to prywatne rozmowy na zewnętrznych komunikatorach, które wykluczają innych uczestników i rozpraszają piszących.

8. Uzyskaj najlepszą oprawę audiowizualną

Jeśli prowadzisz wiele wideokonferencji jako mówca rozważ zainwestowanie w zewnętrzną kamerę o wysokiej rozdzielczości. Jednak do zwykłych spotkań w pracy powinna wystarczyć kamera wbudowana w laptopa.

Zależnie od otoczenia możesz użyć mikrofonu komputerowego i głośnika lub podłączyć zewnętrzne słuchawki. Warto jednak zainwestować w słuchawki lub poprosić pracodawcę o ich udostępnienie. Słuchawki, szczególnie te z funkcją redukcji szumów, pozwolą wyciszyć dźwięki z zewnątrz, dzięki czemu lepiej słyszysz rozmówców. Ponadto ich wbudowany mikrofon jest zwykle lepszej jakości niż ten w laptopie, będziesz więc lepiej słyszalny/a, gdy mówisz. Jeśli korzystasz ze słuchawek bezprzewodowych, upewnij się przed spotkaniem, że są naładowane.

9. Szanuj uczestników i ich czas

Aby okazać szacunek innym uczestnikom, prowadzący powinien trzymać się ustalonej agendy oraz czasu spotkania. Warto też, aby każdy:

• wyciszał swój mikrofon, gdy nie mówi, aby dźwięki poboczne nie przeszkadzały osobie mówiącej; 
• patrzył w stronę kamery, pokazując w ten sposób swoje skupienie;
• nie wykonywał innych czynności;
• był obecny od początku do końca spotkania;
• szanował wyznaczony na spotkanie czas; 
• jeśli ty i inny uczestnik powiedzieliście coś jednocześnie, zaproponuj, aby powtórzył swoją kwestię jako pierwszy. 

10. Uwzględnij wyjątkowe sytuacje

Jeśli wydarzy się coś pilnego, na przykład nieoczekiwany gość lub dostawa, napisz wiadomość na czacie przed odejściem od ekranu i po powrocie. Zapobiega to niezręczności bycia wezwanym podczas spotkania i braku odpowiedzi. Jeśli twój kot, dziecko, czy inna osoba wejdą w ekran, nie panikuj – każdemu może się to przytrafić. Przeproś krótko i kontynuuj.

11. Uwzględnij czas na dodatkowe pytania

Zarezerwuj w planie spotkania czas na komentarze i wypowiedzi uczestników. Najlepiej będzie, gdy jako prowadzący poinformujesz na początku, kiedy jest zaplanowany czas na pytania. Może to być np. na koniec spotkania lub po poszczególnych jego punktach. Można też umożliwić zadawanie pytań na bieżąco, aby łatwiej było się do nich odnieść.

Jeśli są jakieś pytania lub wątpliwości, które nie zostały uwzględnione, dodaj je do harmonogramu następnego spotkania lub umów się na dodatkowe wyjaśnienie z daną osobą. 

Uczestnicy spotkań online – dodatkowe zasady

Aby być dobrze przygotowanym na spotkanie online:

• zapytaj o agendę, dokumenty i zadania, które możesz wcześniej wykonać;
• zapoznaj się z planem spotkania;
• zrób notatki, jeśli chcesz dodać coś do rozmowy; 
• przed spotkaniem wstań, przeciągnij się i idź po coś do picia; 
• rozważ wyjście na krótki spacer – dotlenienie się i zmiana otoczenia pomoże ci pozostać zaangażowanym; 
• pracuj w cichym i jasno oświetlonym pomieszczeniu;
• nie czekaj z zalogowaniem do ostatniej chwili – zrób to nawet z pięciominutowym wyprzedzeniem i rozpocznij lekką rozmowę z innymi. 
• jeśli masz się spóźnić, wyślij wiadomość do organizatora spotkania, aby wiedział, czy ma na ciebie czekać. 

Etykieta spotkań hybrydowych – dodatkowe zasady

Istnieje dodatkowa wirtualna etykieta, której warto przestrzegać w przypadku spotkań hybrydowych. Oto niektóre z zasad:

• jeśli jesteś w biurze, podczas gdy inni logują się zdalnie, upewnij się, że jesteś przez wszystkich zauważony;
• jeśli w pokoju nie ma wspólnego obrazu wysokiej jakości, możesz zalogować się ze swojego komputera, tak jak uczestnicy zdalni – wycisz wtedy mikrofon i głośnik, aby wyeliminować dublowanie się dźwięku;
• jeśli jest tylko jedna kamera, postaraj się pozostać w jej polu widzenia – kompletny obraz da zdalnym pracownikom lepszą symulację bycia razem;
• uwzględnij zdalnych rozmówców w pogawędce przed spotkaniem, kieruj pytania specjalnie do tych, których nie usłyszałeś;
• nie rozpoczynaj rozmowy pobocznej, której uczestnicy zdalni nie mogą usłyszeć – może to sprawić, że poczują się wykluczeni.

Podsumowanie

Jak się przekonaliśmy, zasady spotkań online w 2021 roku wiążą się nie tylko z wyglądem uczestników czy odpowiednią organizacją pomieszczenia. Równie ważne jest odpowiednie przygotowanie merytoryczne i umiejętność skupienia się podczas spotkania. Natomiast jedną z najważniejszych kwestii dla uczestników okazuje się fakt, czy dane spotkanie rzeczywiście okaże się potrzebne i efektywne.

Liczne badania pokazują, że wirtualne spotkania są dla pracowników bardziej wyczerpujące fizycznie i psychicznie niż te na żywo. Dlatego warto organizować je z głową i z uwzględnieniem opisanych przez nas zasad. Powodzenia!