Narzędzia monitorujące czas pracy – jak zwiększą Twoją efektywność?

Czy zdarza się, że nie wykonujesz swoich obowiązków na czas? Zastanawiasz się, co zrobić aby efektywniej pracować? Jednym ze sposobów jest monitorowanie każdej minuty spędzonej w pracy i wykorzystanie tych informacji do poprawy umiejętności zarządzania czasem. Sprawdź, w jaki sposób mogą pomóc Ci w tym przeznaczone do tego narzędzia!

Czym są narzędzia do monitorowania czasu pracy?

Narzędzia do monitorowania czasu (bardziej znane pod anglojęzyczną nazwą “time tracking software”), jak sama nazwa wskazuje, śledzą każdą minutę, którą spędzasz na danej czynności.

Dzięki możliwości generowania raportów oraz wszelkiego rodzaju zestawień, pomagają zobrazować, ile czasu zajmuje Ci wykonanie poszczególnych zadań. Jest to klucz do zrozumienia, jak planujesz swój dzień pracy oraz przeanalizowania, na co poświęcasz za dużo, a na co za mało czasu.

Zalety korzystania z narzędzi typu time tracking

Z oprogramowania służącego do monitorowania czasu pracy pracowników korzysta coraz więcej firm. Według badania “The Future of Employee Monitoring” przeprowadzonego przez firmę Gartner, ponad połowa dużych korporacji przyznaje się do stosowania "nietradycyjnych" technik monitorowania, aby uzyskać wgląd w to, jak ich pracownicy spędzają czas w godzinach pracy.

Choć w naszym artykule skupimy się głównie na monitorowaniu czasu pracy na potrzeby własne, warto mieć świadomość, dlaczego narzędzia te cieszą się tak dużą popularnością. Nie chodzi tu bowiem tylko o kontrolowanie, czy zatrudnione osoby rzeczywiście przykładają się do swoich obowiązków.

Główne zalety wymieniane przez przedsiębiorców:

• zwiększenie produktywności pracowników,
• zwiększenie przejrzystości w procesach firmowych,
• możliwość bardziej  realistycznego planowania zadań,
• poprawa jakości zarządzania projektami,
• tworzenie zdrowej rywalizacji między pracownikami,
• wzrost dochodów firmy.

Kto powinien korzystać z tego typu rozwiązań?

Jak już wiemy, w narzędzia monitorowania pracy inwestują przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy chcą mieć wgląd w to, czym zajmują się ich pracownicy. Jednakże nie jest to jedyna grupa, która dzięki tego typu rozwiązaniom będzie mogła osiągnąć wiele korzyści, takich jak poprawa produktywności czy wzrost dochodów. 

Narzędzia te mogą być przydatne dla:

• grafików,
• programistów, 
• specjalistów od marketingu, 
• studentów,
• pracowników biurowym, którzy chcą zwiększyć swoją produktywność.

Jak narzędzia typu time tracking mogą wpłynąć na Twoją efektywność?

1. Pomagają skupić się na wykonaniu zadania na czas  

Mając świadomość, ile czasu poświęciłeś już na wykonanie danego zadania, jesteś bardziej zmotywowany do tego, aby ukończyć je na czas. Dzięki temu oudparniają na wszelkiego rodzaju rozpraszacze typu przeglądanie mediów społecznościowych, oglądanie śmiesznych filmików czy też czatowanie ze znajomymi. Wiesz, że zajmowanie się czymś innym znacznie wydłuży wykonanie danego obowiązku, dlatego starasz się skupić wyłącznie na pracy.

2. Oduczają robienia wielu zadań na raz

Narzędzia do monitorowania czasu pracy sprawiają, że zaczynasz bardziej koncentrować się na jednej rzeczy, aby realnie ocenić czas, który na nią poświęciłeś. To bardzo pozytywny aspekt, ponieważ nieplanowane przerwy w wykonywaniu zadań, a następnie wracanie do nich po czasie, wiążą się z wydłużeniem czasu ich wykonania.

Jak wykazują badania przeprowadzone przez Uniwersytet w Kalifornii, po każdym oderwaniu naszej uwagi od zadania, potrzebujemy aż 23 minut i 15 sekund, aby ponownie się w nie wdrożyć.

Co więcej, skupienie na jednej czynności może ograniczyć także liczbę błędów w pracy, ponieważ za nie także często obwinia się wielozadaniowość. 

3. Dają motywację do działania

W benefitach, jakie niosą ze sobą narzędzia monitorujące czas pracy wymieniliśmy “tworzenie zdrowej rywalizacji między pracownikami”. Czy wiecie, co mieliśmy na myśli? Otóż, przykładowo, kiedy jeden pracownik widzi, że wykonanie danego zadania zajmuje mu więcej czasu niż jego kolegom z zespołu, czuje większą motywację, aby poprawić swój wynik i nie pozostać w tyle.

Podobnie może być nawet z osobami pracującymi w pojedynkę, które widzą tylko swoje wyniki. W naszej naturze jest przecież samodoskonalenie i bycie coraz lepszym. Dlatego raporty przedstawiające, na co poświęciliśmy najwięcej czasu motywują nas do tego, aby w kolejnych tygodniach robić poszczególne zadania nie tylko lepiej, ale także szybciej. 

4. Pomagają w rozmowach z klientami

Jeśli jesteś freelancerem rozliczanym godzinowo ze swojej pracy, warto dokładnie monitorować wszystkie swoje aktywności przeznaczone na pracę dla danego zleceniodawcy. Wówczas będziesz miał silne i wiarygodne argumenty, dlaczego dane zlecenie zajęło Ci właśnie tyle czasu i jakie konkretne czynności musiałeś wykonać, aby je ukończyć. 

5. Pomagają lepiej wycenić swoją pracę

Kiedy rozliczasz się za konkretne zlecenie, czasem trudno jest ocenić, u którego zleceniodawcy masz największą stawkę godzinową. Bywa, że czas poświęcony na negocjacje czy poprawki jest znacznie dłuższy niż wykonanie samego zadania, dlatego warto monitorować wszystkie aktywności związane ze współpracą z daną firmą.

Aplikacja typu time tracking pozwoli Ci lepiej wykalkulować, które współprace są dla Ciebie najbardziej korzystne i sprawi, że będziesz mógł pracować mniej za te same lub nawet większe pieniądze.

6. Pomagają ustalić realne deadline’y

Kiedy masz większą świadomość tego, ile czasu poświęcasz na konkretne zadania, jesteś w stanie lepiej oszacować termin wykonania danych zleceń. To może być bardzo pomocne szczególnie dla freelancerów, którzy biorą bardzo dużo zleceń i mają trudności z podjęciem decyzji, czy powinni przyjmować kolejne.

Podsumowanie – narzędzie wspierające efektywność

Szukasz narzędzia do monitorowania czasu pracy? Zachęcamy do przetestowania aplikacji opartej na sztucznej inteligencji o nazwie ClockTrace. ClockTrace sam będzie monitorować Twoją aktywność w dokumentach, programach czy stronach internetowych, bez konieczności przeklikiwania się z zadania na zadanie. W ten sposób zaoszczędzisz czas poświęcany na generowanie comiesięcznych timesheetów. Dodatkowo, ClockTrace pokaże Ci, na co poświęcasz czas, dzięki czemu będziesz mógł/mogła bardziej świadomie nim zarządzać.