Outsourcing IT – lepiej zlecać usługi IT czy realizować je wewnątrz firmy?

W dzisiejszych czasach technologie IT przenikają wszystkie organizacje, niezależnie od obszaru działalności. Mają kluczowe znaczenie dla biznesu większości firm. Jednak samodzielne utrzymywanie infrastruktury informatycznej jest trudne i czasochłonne. Zlecając firmie zewnętrznej realizację wybranych procesów, można uzyskać dostęp do wysokiej jakości rozwiązań. Przeczytaj w jakich obszarach i kiedy warto zdecydować się na outsourcing IT.

Outsourcing IT – co to jest?

Głównymi celami outsourcingu IT jest poprawa efektywności i bezpieczeństwa środowiska informatycznego oraz zmniejszenie kosztów

Outsourcing jest strategią zarządzania firmy polegającą na przerzuceniu części biznesu lub poszczególnych zadań na dostawców zewnętrznych. W przypadku outsourcingu IT oznacza to przekazanie utrzymania lub rozwoju projektów profesjonalnej firmie IT. Eliminuje to konieczność tworzenia własnej struktury IT.

Infrastruktura IT jest wpisana w każdą działalność, jednak jej zakup i utrzymanie wiąże się z zatrudnieniem wysokiej klasy specjalistów oraz inwestycję w sprzęt i oprogramowanie. Własny dział IT może okazać się nieopłacalny głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw. 

Zamiast zatrudniać informatyków, kupować serwery, komputery i narzędzia, korzystniej jest zdać się na wyspecjalizowanych dostawców zewnętrznych. Uwolnione w ten sposób zasoby można skoncentrować na głównym obszarze swojej działalności i realizacji celów biznesowych, co bezpośrednio może przełożyć się na sukces firmy.

Jakie usługi IT można outsourcować? 

1. Podstawowa administracja (wsparcie informatyczne) 

• Wdrożenie systemu IT: Obejmuje doradztwo w zakresie zakupu sprzętu komputerowego i oprogramowania, jego dostawę i instalację oraz nadzór nad sprawnym, bezawaryjnym wdrożeniem systemu, służące płynnemu działaniu organizacji.
• Zarządzanie infrastrukturą IT: Jest to kompleksowe zarządzanie infrastrukturą IT w danej firmie, często połączone często z monitorowaniem systemu, archiwizacją danych (niezbędną do przywrócenia działania po ewentualnej awarii). Polega na opracowaniu i wdrożeniu polityki backupowej, zarządzaniu systemem operacyjnym oraz optymalizacją działania zabezpieczeń.
• HelpDesk / ServiceDesk: Profesjonalny HelpDesk oferuje wsparcie informatyczne i szybką reakcję na problemy związane ze sprzętem firmowym i oprogramowaniem. Podczas gdy HelpDesk służy szybkiej reakcji na nieskomplikowane zdarzenia dzięki gotowym rozwiązaniom na najczęściej pojawiające się problemy, to ServiceDesk tworzy przede wszystkim bazy danych tych zdarzeń.
• Bezpieczeństwo informacji i przetwarzanie danych osobowych: Celem usługi jest minimalizacja ryzyka, w szczególności utraty lub kradzieży danych. Zarządzanie bezpieczeństwem informacji i ochrona danych osobowych odbywa się poprzez zdefiniowanie i implementację standardów zabezpieczeń oraz postaw i zachowań w organizacji.
• Hosting i usługi w chmurze: Usługi IT oparte na chmurze obliczeniowej posiadają przewagę nad usługami oferowanymi w oparciu o tradycyjną infrastrukturę IT, ponieważ pozwalają organizacjom m.in. na zwiększenie elastyczności i wydajności kluczowych procesów biznesowych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów funkcjonowania środowiska IT.

2. Rozwój dedykowanego oprogramowania (szytego na miarę) 

Każde gotowe narzędzie i szybkie rozwiązania są dobre na daną chwilę, natomiast mogą zawieść w przypadku, gdy firma zechce rozszerzyć swoje usługi lub zintegrować oprogramowanie z innymi narzędziami. Można tego uniknąć, zlecając zbudowanie oprogramowania szytego na miarę.

Dedykowane oprogramowanie zapewnia pełne dopasowanie rozwiązania do potrzeb danej firmy oraz zoptymalizowanie pod kątem jej wymagań technologicznych i sprzętowych.

W efekcie jest to inwestycja bardziej stabilna i długoterminowa, gwarantująca mniejsze ryzyko błędu i awarii. Jest też znacznie bezpieczniejsza niż częste udostępnianie danych zewnętrznym dostawcom, operujących ogromną liczbą informacji od różnych klientów. Firma IT dostarczająca dedykowane oprogramowanie zapewni dużo większy poziom personalizacji

Zalety dedykowanego oprogramowania:

• jest idealnie dopasowane do aktualnych potrzeb danej firmy, więc znacząco usprawnia jej działanie;
• jest dokładnie testowane przed przekazaniem go użytkownikom końcowym;
• koszt takiego systemu jest przewidywalny, ustalany przed rozpoczęciem rozwoju, w przeciwieństwie do zmiennych cen gotowych rozwiązań;
• zapewnia znaczną przewagę konkurencyjną.

3. Rozwój oprogramowania opartego na AI (sztucznej inteligencji)

W przypadku opisanego powyżej oprogramowania dedykowanego, wiele firm ma dylemat dotyczący udostępniania swoich danych firmie zewnętrznej. Dane są niezbędne do stworzenia dobrze działającego systemu, ale firmy często obawiają się, w jaki sposób udostępnione dane mogłyby zostać wykorzystane w przyszłości (np. do stworzenia podobnego rozwiązania dla konkurencji).

W przypadku oprogramowania opartego na sztucznej inteligencji dylemat ten nie powstaje, ponieważ dane wykorzystywane do trenowania modeli są gromadzone i analizowane przez tworzony system, a nie przez ludzi. Oznacza to, że dane te nie mogą zostać wykorzystane w przyszłości w sposób niepożądany przez ich właściciela. Jak działa oprogramowanie AI?

Typowy proces tworzenia oprogramowania opartego na AI:

1. Pozyskiwanie danych – zbieranie danych z różnych źródeł, baz danych lub interakcji online;
2. Przygotowanie danych – przygotowanie danych do analizy, np. usuwanie duplikatów lub uzupełnianie brakujących wartości;
3. Trenowanie modelu – wykorzystanie przygotowanych danych do trenowania modelu AI, który potrafi rozpoznawać wzorce i dokonywać prognoz na podstawie danych wejściowych;
4. Testowanie i walidacja – testowanie wytrenowanego modelu na nowych danych w celu oceny jego wydajności;
5. Wdrożenie – wdrożenie stworzonego systemu i wykorzystanie go do predykcji w czasie rzeczywistym na podstawie napływających danych;
6. Utrzymanie i ciągłe uczenie – ciągłe zbieranie informacji zwrotnych na temat wydajności modelu i aktualizowanie modelu w celu poprawy jego dokładności.

Jak widać, proces tworzenia oprogramowania opartego na AI nie kończy się po wdrożeniu systemu. Kluczową cechą takich systemów jest możliwie niekończący się etap uczenia modeli. Dlatego łatwiej i na dłuższą metę bardziej opłacalnie zlecić tego typu projekt firmie zewnętrznej, która ma doświadczenie w uczeniu i utrzymywaniu systemów AI.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Obliczanie całkowitego kosztu usług IT, z jakich korzysta firma, jest obecnie jednym z priorytetów jej działalności

Jednoznaczne określenie kosztów outsourcingu IT jest możliwe tylko po dokładnym zbadaniu potrzeb danej firmy. Dostawcy oprogramowania analizują zapotrzebowanie na wszystkie funkcjonalności, możliwości wdrożenia i integracji z systemami zlecającego. Dopiero na tej podstawie są w stanie ocenić, jakie zasoby będą potrzebne do rozwoju danego oprogramowania, a więc z jakimi kosztami będzie się to wiązało dla klienta. Warto tu wspomnieć, ze zazwyczaj wstępna analiza i wycena projektu jest bezpłatna, a pozwala firmie zorientować się w korzyściach i kosztach takiej usługi.

Po wstępnej analizie zdecydowana większość firm decyduje się na outsourcing IT, zauważając szansę na dużą oszczędność finansową. Bo choć technologiczne usługi wysokiej klasy specjalistów IT mają swój koszt, to okazują się bardziej opłacalne niż robienie tego własnymi siłami.

Outsourcing IT może odciążyć z:

• konieczności budowania własnego działu IT;
• zatrudniania specjalistów IT na etat oraz obciążeniami podatkowymi i ubezpieczeniowymi;
• kosztów związanych z opłacaniem pracowników również podczas zastoju w projektach;
• dodatkowych rozliczeń księgowo-kadrowych;
• kosztowego procesu rekrutacji informatyków.

Podczas rozważania outsourcingu IT, należy wziąć pod uwagę wszystkie koszty związane z rozmiarem działań firmy i liczbą pracowników, jak:

• najem lokalu i związane z tym opłaty za czynsz i media;
• sprzęt biurowy i konserwacja urządzeń;
• korzystanie z nowych technologii – np. licencje na użytkowane przez firmę programy i aplikacje. 

Inwestując w outsourcing IT, można dopasować go do indywidualnych potrzeb organizacji. Można płacić za konkretne usługi, za cały dzień pracy, lub tylko wtedy, gdy nie można się zająć wybranymi procesami. Ta dowolność wyboru prowadzi do mnóstwa oszczędności.

Outsourcing IT – dlaczego warto z niego korzystać

IT to jedna z najbardziej skomplikowanych branż. Niejednokrotnie firmy spoza branży nie posiadają wystarczającej wiedzy technicznej umożliwiającej wprowadzenie nieznanej lub nowopowstałej technologii. Zdarza się, że samodzielne próby wdrożenia zaawansowanej technologii kończą się

Outsourcing IT daje szansę dzielenia swoich potrzeb informatycznych na małe części i przydzielania ich jednemu lub kilku dostawcom. Takie selektywne podejście wydaje się korzystne zwłaszcza przy mniejszych i krótkoterminowych projektach. Nie trzeba bowiem zatrudniać specjalistów na krótkie kontrakty, by następnie ich zwalniać. 

Outsourcing IT – kluczowe korzyści:

• przewidywalność i redukcja kosztów;
• dostępność systemów informatycznych bez inwestowania we własny sprzęt i oprogramowanie;
• wzrost wydajności działania środowiska informatycznego, m.in. dzięki standaryzacji procedur i procesów IT; 
• zmniejszenie ryzyka błędów i szybki czas reakcji dostawcy w przypadku awarii – często dzięki monitorowaniu infrastruktury całodobowo;
• skrócenie czasu wprowadzania produktów na rynek;
• dostępność usług IT w trybie hybrydowym lub – coraz częściej – online;
• zwiększenie produktywności własnych pracowników;
• skoncentrowanie się na kluczowych obszarach działalności biznesowej firmy;

Outsourcing IT – podsumowanie

Firmy rozważające outsourcing IT powinny przede wszystkim zdefiniować swoje potrzeby i plany na przyszłość. Czy ma to być długofalowa współpraca, w której firma zewnętrzna staje się zaufanym partnerem, czy realizacja pojedynczego projektu? Innymi słowy – czy liczy się ciągłość działania czy szybkie dostarczenie usługi.

Decydując się na outsourcing IT warto też upewnić się, że dana firma posiada zespół specjalistów doświadczonych w wybranej dziedzinie. Ich przedstawiciele powinni wykazywać się zrozumieniem zarówno potrzeb technologicznych, jak i biznesowych Twojej firmy oraz wymagań odbiorców końcowych projektu. 

Jeśli szukasz doświadczonego technologicznie i biznesowo partnera – zachęcamy do kontaktu z przedstawicielami WEBSENSA. Naszą główną domeną jest rozwój dedykowanego oprogramowania opartego na AI. O wybranych systemach z naszej oferty możesz przeczytać tutaj: Oprogramowanie na zamówienie – 6 systemów IT dla Twojej firmy.