Enterprise AI – Privacy Policy

Enterprise AI Privacy Policy

[Polska wersja poniżej]

Effective Date: October 3, 2024

1. General Information

This Privacy Policy explains how Enterprise AI collects, uses, stores, and protects the personal data of users utilizing our services. We take all necessary steps to ensure the security and privacy of our users' personal data. We provide access to advanced AI models (ChatGPT, Claude, Gemini) through a cloud platform.

2. Who is the Data Controller?

The data controller is WEBSENSA Sp. z o.o., located in Warsaw at Marszałkowska 76; 00-517 Warsaw. Any questions regarding the privacy policy can be directed to the email address: iod@websensa.com

3. Definitions

• Personal Data: Any information relating to an identified or identifiable natural person.
• Processing: Any operations performed on personal data, such as collection, storage, modification, sharing, or deletion.
• User: A person utilizing the Enterprise AI services.
  

4. What Data Do We Collect?

When using our services, we collect the following categories of data:

• Personal Data: Name, surname, email address provided by users during registration or use of our services.
• Technical Data: IP address, browser type, operating system, device information, activity logs.
• Usage Data: Information about user interactions with the platform, including queries to AI models and usage of features.
• Data Obtained via Google API: If the user provides consent, we may access data from Google accounts, such as email address, profile, and other data, according to the scopes agreed upon on the OAuth consent screen. The user must consent to the processing of this data to enable the use of the related features of the platform.
  

5. How Do We Use the Collected Data?

The collected data may be used for the following purposes:

• Providing Services: Enabling users to access the features of the Enterprise AI platform and personalizing their experiences.
• Analysis and Improvement of Services: Analyzing user data to improve our services and develop new features.
• Account Management: Allowing users to manage their accounts, including password recovery and technical issue resolution.
• Communication: Sending notifications about updates, changes in services, and responses to user inquiries.
  

6. Data Transfer to External Service Providers

The user agrees that, in order to provide Enterprise AI services, their messages and data may be transmitted to external providers such as Google, OpenAI, and Anthropic. This data is transmitted for processing and to obtain responses to user inquiries.

It should be noted that WEBSENSA sp. z o.o. is not responsible for the data transmitted to these external entities, including their storage and potential deletion. The user is aware that there is no possibility of controlling or deleting the data after it has been transmitted to these providers.

7. Legal Basis for Data Processing

The processing of users' personal data is based on their consent. Users have the right to withdraw their consent at any time, which does not affect the lawfulness of processing that occurred before the withdrawal.

8. Data Use Limitation Principle

Enterprise AI adheres to the Google data use limitation principle, which means that:

• Data obtained through Google API will only be used to provide functionalities visible to users in the application. For example, with consent, we may use Google Calendar data to manage users' schedules.
• Access Limitation: We do not share users' data with third parties, including advertising platforms, data brokers, or other entities, without the user's consent.

9. Data Storage

Users' personal data will be stored as long as necessary to fulfill the purposes for which they were collected or to comply with legal requirements. After this period, the data will be permanently deleted or anonymized.

10. User Rights

Users have the right to:

• Access their personal data.
• Rectify incorrect or incomplete data.
• Delete their personal data.
• Restrict the processing of their data.
• Transfer their data to another administrator.

To exercise these rights, users can contact us at: iod@websensa.com

11. Data Security

Enterprise AI takes appropriate technical and organizational measures to ensure the security of users' personal data. All data is stored in secure environments, and access is granted only to authorized personnel.

12. Changes to the Privacy Policy

We reserve the right to make changes to this Privacy Policy. Any changes will be published on this page, and users will be informed of significant changes via email or through app notifications.

13. Contact

For questions regarding this Privacy Policy, please contact us at: iod@websensa.com

______

Polityka Prywatności Enterprise AI

Data wejścia w życie: 03.10.2024 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Enterprise AI gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe użytkowników korzystających z naszych usług. Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo i prywatność danych osobowych naszych użytkowników. Oferujemy dostęp do zaawansowanych modeli AI (ChatGPT, Claude, Gemini) za pośrednictwem platformy chmurowej.

2. Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych osobowych jest WEBSENSA Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 76; 00-517 Warszawa. Wszelkie pytania dotyczące polityki prywatności można kierować na adres e-mail: iod@websensa.com

3. Definicje

• Dane osobowe: wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
• Przetwarzanie: wszelkie operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, przechowywanie, modyfikacja, udostępnianie czy usuwanie.
• Użytkownik: osoba korzystająca z usług Enterprise AI.

4. Jakie dane zbieramy?

Podczas korzystania z naszych usług zbieramy następujące kategorie danych:

• Dane osobowe: Imię, nazwisko, adres e-mail, które użytkownicy podają podczas rejestracji lub korzystania z naszych usług.
• Dane techniczne: Adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, informacje o urządzeniu, logi aktywności.
• Dane o użytkowaniu: Informacje o interakcjach użytkowników z platformą, w tym zapytania do modeli AI oraz korzystanie z funkcji.
• Dane uzyskiwane za pośrednictwem Google API: W przypadku udzielenia zgody przez użytkownika, możemy uzyskać dostęp do danych z kont Google, takich jak adres e-mail, profil oraz inne dane, zgodnie z zakresami uzgodnionymi na ekranie zgody OAuth. Użytkownik musi wyrazić zgodę na przetwarzanie tych danych, aby umożliwić korzystanie z powiązanych funkcji platformy.

5. Jak wykorzystujemy zebrane dane?

Zebrane dane mogą być wykorzystywane do następujących celów:

• Świadczenie usług: Umożliwienie użytkownikom dostępu do funkcji platformy Enterprise AI i personalizacja ich doświadczeń.
• Analiza i ulepszanie usług: Analiza danych użytkowników w celu poprawy naszych usług oraz rozwijania nowych funkcji.
• Zarządzanie kontem: Umożliwienie użytkownikom zarządzania swoimi kontami, w tym przywracanie haseł oraz rozwiązywanie problemów technicznych.
• Komunikacja: Wysyłanie powiadomień o aktualizacjach, zmianach w usługach oraz odpowiedzi na zapytania użytkowników.

6. Przekazywanie danych do zewnętrznych dostawców usług

Użytkownik akceptuje, że w celu świadczenia usług Enterprise AI, jego wiadomości i dane mogą być przekazywane do zewnętrznych dostawców, takich jak Google, OpenAI oraz Anthropic. Dane te są przesyłane w celu przetwarzania i uzyskania odpowiedzi na zapytania użytkowników.

Należy zaznaczyć, że WEBSENSA sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za dane przekazywane do tych zewnętrznych podmiotów, w tym za ich przechowywanie i ewentualne usunięcie. Użytkownik jest świadomy, że nie ma możliwości kontrolowania ani usunięcia danych po ich przekazaniu do tych dostawców.

7. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych użytkowników odbywa się na podstawie ich zgody. Użytkownicy mają prawo w każdej chwili wycofać swoją zgodę, co nie wpływa na legalność przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

8. Zasada ograniczonego użycia danych

Enterprise AI przestrzega zasady ograniczonego użycia danych Google, co oznacza, że:

• Dane uzyskane za pośrednictwem Google API będą wykorzystywane wyłącznie do zapewnienia funkcji widocznych dla użytkowników w aplikacji. Na przykład, w przypadku uzyskania zgody, możemy używać danych kalendarza Google do zarządzania harmonogramem użytkowników.
• Ograniczenie dostępu: Nie udostępniamy danych użytkowników osobom trzecim, w tym platformom reklamowym, brokerom danych ani innym podmiotom, bez zgody użytkownika.

9. Przechowywanie danych

Dane osobowe użytkowników będą przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub w celu spełnienia wymogów prawnych. Po upływie tego okresu dane zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

10. Prawa użytkowników

Użytkownicy mają prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych.
• Sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcia swoich danych osobowych.
• Ograniczenia przetwarzania swoich danych.
• Przeniesienia swoich danych do innego administratora.

Aby skorzystać z tych praw, użytkownicy mogą skontaktować się z nami pod adresem: iod@websensa.com

11. Bezpieczeństwo danych

Enterprise AI podejmuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych użytkowników. Wszystkie dane są przechowywane w zabezpieczonych środowiskach, a dostęp do nich mają jedynie uprawnione osoby.

12. Zmiany w polityce prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie, a użytkownicy zostaną poinformowani o istotnych zmianach drogą mailową lub przez powiadomienia w aplikacji.

13. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności prosimy o kontakt pod adresem: iod@websensa.com